Cualquier organización que quiera certificar su sistema de gestión con base a una norma nacional o internacional deberá asegurar que mantiene un sistema documentado e implementado conforme a los requerimientos de dicha norma, además de cumplir con las regulaciones aplicables al sector industrial y con los requerimientos de sus clientes, entre otros aspectos.
Actualmente el promedio de tiempo que las organizaciones invierten en la documentación e implementación de un sistema de gestión es de 10 a 12 meses aproximadamente, periodo que podría variar conforme al tamaño, sector, recursos y la norma aplicable. El compromiso de la Dirección y la experiencia del consultor son factores determinantes para lograr los objetivos en tiempo y forma.
Durante el desarrollo e implementación del sistema de gestión se recomienda contactar al organismo certificador para planear los tiempos y fases a desarrollar para el proceso de certificación; la organización debe asegurar como mínimo lo siguiente, según el estándar aplicable:
Mantener un sistema documentado conforme a la norma aplicable.
Mantener claramente definido el alcance de la certificación.
Mantener evidencias de implementación del sistema de gestión cuando menos de 3 meses. *Recomendación.
Mantener auditores internos con la competencia para desarrollar auditorías internas.
Mantener registros relacionados con al menos una auditoría interna.
Mantener evidencia de la implementación relacionada con procesos documentados, control de registros, acciones tomadas, auditorías internas, entre otras.
Mantener registros relacionados con el compromiso de la dirección, donde se asegure el cumplimiento con todos los requerimientos que marca la norma aplicable para dicha revisión.
Asegurar que la política y objetivos definidos estén relacionados y documentados conforme a los requerimientos de la norma aplicable.
Los anteriores puntos son fundamentales para iniciar un proceso de certificación en cualquiera de las normas, ya que la ausencia de alguno de ellos no permitiría realizar las actividades para la obtención del certificado, por lo que nuestros servicios de certificación podrían ser rechazados hasta no contar con el perfil aceptable para el desempeño de nuestras actividades.
Otro factor para denegar estos servicios, es que el alcance o actividad de la solicitud no esté dentro de nuestro catálogo o presente un incumplimiento a nuestras políticas internas o código de imparcialidad.
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Pasos para certificar mi empresa
Una vez que GlobalSTD es seleccionado por tu organización para realizar su proceso de certificación, el contrato debe firmarse en común acuerdo por ambas partes.
La preauditoría será considerada como evento opcional (no oficial), y los procesos a auditar serán seleccionados en común acuerdo con tu organización. Este ejercicio tiene como finalidad replicar una muestra de lo que será el proceso de certificación (recorrido de la planta, revisiones documentales y entrevistas con el personal). Como resultado se muestra en términos generales el nivel de implementación del sistema de gestión.
Los tiempos y procesos se estiman en común acuerdo, es recomendable que los días de auditor asignados para este evento no excedan el 80% del total de días calculados para la ejecución de la auditoría de certificación.
Nuestro objetivo será evaluar el nivel de documentación del sistema frente a la norma aplicable y asegurar que los requerimientos hayan sido considerados por el cliente. Este evento es de carácter oficial para el proceso de certificación, cualquier NC (No Conformidad) detectada durante esta etapa deberá solucionarse por el cliente antes de realizar la etapa 2.
Una vez cerrada cualquier NC detectada en la etapa 1, GlobalSTD evaluará el nivel de implementación del sistema frente la norma aplicable. El desarrollo de esta auditoría se realiza mediante entrevistas con los involucrados en los procesos y la validación de las evidencias de implementación. Cualquier NC mayor detectada durante esta fase deberá cerrarse y verificarse antes de la emisión del certificado.
El tiempo asignado para la ejecución de este evento es calculado con base a tablas internacionales aprobadas por la IAF (International Accreditation Forum), considerando: tamaño de la organización, número de empleados, alcance de certificación y estándar aplicable. Cualquier NC menor detectada durante esta etapa deberá solucionarse antes de la emisión del certificado.
GlobalSTD emitirá un certificado oficial en un periodo máximo de 4 semanas a partir de que el cliente solucione sus requerimientos o No Conformidades pendientes. Una vez que se entrega el certificado, el nombre de la organización aparecerá en la lista de "Empresas certificadas" en nuestro sitio web: www.globalstd.com y, en caso de aplicar, en la página oficial de la Fundación FSSC 22000: www.fssc22000.com, o en el sitio del Instituto SQF: www.sqfi.com
*El certificado emitido tendrá una validez de tres años, mientras que para SQF y PrimusGFS tendrá una vigencia anual.
Los certificados que emitimos en ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000 e ISO 37001 mantienen los sellos internacionales de ANAB (ANSI National Accreditation Board of USA) y de la IAF (International Accreditation Forum).
Los certificados de inocuidad que mantienen trazabilidad con los requerimientos dictados por la GFSI (Global Food Safety Initiative), utilizan los sellos internacionales de FSSC 22000 o en SQF, según corresponda.
El objetivo de GlobalSTD en este evento es evaluar la continuidad y conformidad del sistema frente a la norma aplicable. Para ello se selecciona una muestra parcial de los procesos principales de la organización, auditando siempre los que son de transformación y los puntos relacionados con la administración del sistema (control de documentos y registros, acciones correctivas y preventivas, producto no conforme, revisiones de la dirección, auditorías internas, entre otros). El tiempo mínimo asignado para la ejecución de estos eventos se calcula con base a un tercio del tiempo total invertido en el proceso de certificación (Etapa 1 + Etapa 2).
Los eventos de seguimiento son opciones viables para ampliar o reducir el alcance de la certificación optimizando la visita, para ello se debe consultar previamente al ejecutivo de cuenta para revisar o realizar los cálculos de tiempo necesarios según la(s) actividad(es) que se desean incluir o excluir.
En común acuerdo con el cliente y en beneficio del sistema se decide la ejecución del evento de manera semestral o anual. Por requerimiento internacional es obligatorio que la organización reciba al menos una auditoría de seguimiento al año; la programación de estos eventos tomará como base la fecha inicial de ejecución de la auditoría de certificación (Etapa 2) y tiene como límite la fecha de decisión de la certificación o de registro.
*Cualquier fecha que se exceda puede originar una suspensión de la certificación (consulta a tu ejecutivo de cuenta para más información al respecto).
En este evento se evalúa si el sistema es efectivo para los requerimientos de la norma aplicable y cómo ha sido su desempeño durante el ciclo de 3 años de certificación. Esta auditoría debe realizarse antes del vencimiento del certificado, el resultado del evento debe ser satisfactorio, y cualquier “No Conformidad” mayor detectada durante esta fase deberá cerrarse y verificarse antes de la emisión del certificado para renovar la vigencia de 3 años.
El tiempo mínimo asignado para la ejecución de este evento se calcula con base a dos tercios del tiempo total invertido en el proceso de certificación (Etapa 1 y 2). Una vez que se ejecuta el evento de manera satisfactoria, un nuevo certificado se emite con vigencia de tres años, mientras que para el Código SQF tiene una validez anual (los tiempos de auditoría para este programa se calculan de manera diferente).
*Si la organización tiene contemplado incluir o excluir actividades dentro del alcance del certificado, lo ideal será comentarlo al realizar la nueva cotización para el siguiente ciclo de certificación.
Para hacer una ampliación en el alcance de un certificado, se recomienda realizarla en los eventos de seguimiento o recertificación; si esto ya es necesario para tu organización puedes solicitar un evento especial, para ello primero deberás solicitar una cotización en la que nuevamente se revisarán aspectos como: rangos de empleados, niveles de riesgo, asignación de tiempo, entre otros.
Asimismo las reducciones de alcance pueden realizarse en eventos de seguimiento y recertificación a voluntad del cliente y comunicación con el equipo auditor asignado.
La suspensión de la certificación se deriva de varias causas o incumplimientos muy específicos. Conoce más detalles sobre este proceso AQUÍ.
Cuando se resuelva satisfactoriamente el motivo de la suspensión se activará el certificado, por lo que nuevamente se encontraría en cumplimiento con el estándar aplicable y los requisitos internacionales.
El retiro de una certificación puede ser el resultado de una suspensión no resuelta o de situaciones técnicas que refieren a esta medida, como un Recall Clase 1 (ver clasificaciones de recall).
